Menu

Tiết lộ bí quyết lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Đằng sau sự thành công của người đàn ông là một người phụ nữ, còn sự đằng sau sự thành công của một sự kiện là một bản kế hoạch.Nếu 10 phần thành công của sự kiện thì 7 phần được quyết định từ chất lượng bản kế hoạch.Sau đây là một vài chia sẻ giúp bạn có thể tổ chức kế hoạch tốt hơn.



1.Loại sự kiện và mục tiêu của sự kiện là gì?


Các loại sự kiện hiện nay rất đa dạng về chủng loại, hơn nữa những loại sự kiện khác nhau các hạng mục cần làm trong bản kế hoạch cũng sẽ có sự chênh lệch, vậy nên bước đầu tiên bạn luôn phải xác định đúng loại sự kiện mình cần tổ chức.Mục đích của sự kiện bạn đang tổ chức là gì? Các sự kiện khác nhau có mục đích khác nhau, ví dụ như khai trương là để ra mắt cửa hàng mới, giới thiệu sản phẩm là để quảng bá rộng rãi với mọi người,..Từng mục đích sẽ đi cùng với các mục tiêu khác nhau.


2.Ai là đối tượng mà sự kiện hướng đến?


Bước quan trọng tiếp theo là xác định đối tượng của sự kiện, nó là cơ sở lập kế hoạch cho sự kiện.Nhân sự hay còn gọi là đối tượng tham gia, thông thường họ sẽ là những người đảm nhận các phần điều hành buổi lễ hay mang các tiết mục giải trí tới sự kiện.Việc nắm rõ số lượng khách tham dự sẽ làm các hoạt động phục vụ tại sự kiện có chất lượng tốt hơn, nên mời khách bằng cách gửi thư mời trước sau đó xác nhận lại xem những ai có thể tham dự, thời gian tốt nhất trong khoảng 2 tuần trước sự kiện diễn ra.


3. Xây dựng thông điệp cho sự kiện


Doanh nghiệp hay các tổ chức luôn chú trọng đến việc xây dựng ý nghĩa hay còn gọi là thông điệp của sự kiện, bởi nó không chỉ có sức lan tỏa trong cộng đồng mà nó còn là một món đòn truyền thông vô cùng hiệu quả.Nên kết hợp sự kiện với những ngày đặc biệt để sự kiện ảnh hưởng mạnh mẽ hơn đối với khách hàng. 


4.Sự kiện sẽ được tổ chức bao giờ và ở đâu?


Địa điểm và thời gian nên được ấn định và chọn kỹ lượng, đây cũng là yếu tố ảnh hưởng quan trọng đến mức độ truyền tải thông điệp cũng như mức độ hiệu quả của sự kiện.Thư mời không thể thiếu ngày giờ và nơi tổ chức nên chúng phải được quyết định càng sớm càng tốt.


5. Lên chương trình tổ chức sự kiện


Để hướng đến đúng các đối tượng khách hàng cũng như đạt hiệu quả cao của tổ chức sự kiện, chúng ta nên bắt đầu xây dựng tổng quan một chương trình sự kiện, với các mục, các phần được tạo dựa trên các dữ liệu đã tìm hiểu.Vì chương trình sẽ gồm nhiều phần khác nhau như giải trí, giao lưu khách hàng,.. nên chuẩn bị thật kỹ để tránh sai sót đáng tiếc.


6. Kế hoạch truyền thông cho sự



Với ý nghĩa quảng bá cho doanh nghiệp cũng như gây ấn tượng cho các thương hiệu, sản phẩm thì truyền thông là một hoạt động mang lại lợi ích vô cùng to lớn cho doanh nghiệp.Tùy vào loại sự kiện và ý nghĩa cần truyền tải mà các phương tiện truyền thông cần sử dụng cũng khác nhau, tuy nhiên doanh nghiệp hoặc các nhà tổ chức cần quyết định 1 kế hoạch truyền thông phù hợp để tránh những tổn thất về mặt chi phí.


7.Chuẩn bị ngân sách cho sự kiện.


Lên ngân sách dự trù cho tất cả các hạng mục, nên cân nhắc thật kỹ để đạt lợi ích tốt nhất về chi phí.Những bước trên chỉ là cơ sở cho bạn khi bắt đầu lập một kế hoạch tổ chức sự kiện, để tạo ra một sự kiện có tầm ảnh hưởng bạn nên học hỏi thêm kinh nghiệm từ những người đi trên, những kiến thức đó sẽ giải quyết được nhiều vấn đề thực tế.

Leave a Reply

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *